La trasferta è uno spostamento temporaneo che un lavoratore effettua per motivi di lavoro, fuori dalla sede abituale (cioè quella indicata nel contratto o normalmente utilizzata).
In termini pratici e giuridici, una trasferta implica:
- Spostamento temporaneo del lavoratore rispetto alla sede di lavoro abituale.
- Motivazione lavorativa (riunioni, cantieri, incontri con clienti, ecc.).
- Diritto a rimborsi o indennità, che possono comprendere:
- Rimborso spese di viaggio, vitto, alloggio.
- Indennità di trasferta (un compenso aggiuntivo giornaliero, anche forfettario, a seconda del contratto collettivo applicato).
A partire dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, art. 1, commi 81–83) ha introdotto nuove disposizioni in materia di spese di trasferta e rimborsi spese per i lavoratori subordinati e autonomi. Tali disposizioni riguardano principalmente le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, inclusi taxi e noleggio con conducente (NCC).
Obbligo di tracciabilità dei pagamenti
Per poter beneficiare dell’esenzione fiscale e contributiva delle spese di trasferta, è obbligatorio che i pagamenti siano effettuati mediante strumenti di pagamento tracciabili, quali:
- Bonifico bancario o postale;
- Carte di debito, credito o prepagate;
- Assegni bancari o circolari;
- Altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997, come applicazioni di pagamento digitale (es. Satispay, Apple Pay, Google Pay)
L’uso del contante non consente più di fruire dei benefici fiscali e contributivi previsti, in quanto le somme rimborsate saranno considerate imponibili sia ai fini fiscali che previdenziali.
Eccezioni
Le spese relative ai trasporti effettuati mediante autoservizi pubblici di linea (ad esempio autobus, tram, metropolitana, treni, aerei, traghetti) non sono soggette all’obbligo di tracciabilità e possono essere rimborsate anche se sostenute in contante, purché siano documentate con ricevute o titoli di viaggio validi e risultino inerenti all’attività lavorativa (legate a trasferte documentate
La modalità di rimborso della trasferta può avvenire tramite:
- Indennità forfettaria: Esente da tasse fino a 46,48 euro al giorno (Italia) o 77,47 euro al giorno (estero). Oltre queste soglie, le somme sono imponibili.
- Rimborso misto: Se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia e/o 51.65 euro per trasferte all’estero).
- Rimborso analitico (a piè di lista): Le spese documentate per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non sono imponibili. Per le spese non documentabili, come parcheggio, telefono e lavanderia, è previsto un rimborso forfettario giornaliero esenti entro un limite giornaliero di 15,49 euro (Italia) o 25,82 euro (estero).